Protección de datos personales


INTRODUCCIÓN

Enfomac S.A.S. en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, concordantes o complementarias, con el fin de garantizar  la protección integral  y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data, de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento la compañía,  de igual forma en pro del respeto de los derechos fundamentales a la dignidad, intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas naturales, razón por la cual instaura la presente Política de tratamiento de datos personales.

Esta Política reúne los requisitos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, concordantes o complementarias han desarrollado, para garantizar a los titulares de la información de carácter personal sus derechos. Por tal motivo hace público a todos los interesados la presente Política que contempla en su totalidad las exigencias determinadas en la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.

Adicionalmente esta política servirá como guía de conocimiento para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con Enfomac S.A.S. y que tienen el deber de contribuir al correcto entendimiento y cumplimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales


DEFINICIONES

  • AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
  • BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
  • DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
  • DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
  • DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
  • TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. Así mismo por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; también por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y finalmente por estipulación a favor de otro o para otro.
  • TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas por Enfomac S.A.S. sobre datos personales que estén bajo su responsabilidad, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES.

La presente política se rige por los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, y demás normas reglamentarias, complementarias y concordantes.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD.

El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

PRINCIPIO DE FINALIDAD.

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

PRINCIPIO DE LIBERTAD.

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD.

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA.

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

PRINCIPIO DE SEGURIDAD.

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

  • TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS: Enfomac S.A.S.  advierte que se trataran sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública que en el cumplimiento de sus actividades tenga acceso o conocimiento
  • TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Enfomac S.A.S. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos.
  • Salvo en los casos que la Ley exceptúa y no requiere del otorgamiento de dicha autorización; sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular; se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento.
  • TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES: Enfomac S.A.S. solo se tratarán datos personales de menores de edad; siempre y cuando cuente con autorización para el tratamiento por parte de representantes o tutor del menor y en todo caso se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  • AUTORIZACIÓN DE USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Enfomac S.A.S. solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Enfomac S.A.S., se compromete a respetar la normatividad y de forma principal a respetar los derechos de los titulares de los datos personales, que están en su responsabilidad.

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Requerir prueba de la existencia del consentimiento otorgada, a excepción de los que exceptúa la ley de autorización.
  1. Conocer cuando así lo disponga el titular el uso o tratamiento de sus datos personales.
  1. Presentar quejas cuando se incumpla la legislación aplicable ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. Modificar la autorización de tratamiento de datos otorgada a Enfomac S.A.S.
  1. revocar y/o solicitar la supresión de los datos personales.
  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento por parte de Enfomac S.A.S.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

El tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de los datos personales que se recolectan de los titulares tendrá las siguientes finalidades:

  1. Para el desarrollo y la prestación de los servicios desarrollados de acuerdo al objeto social de Enfomac S.A.S., cuyas actividades comerciales corresponden a los servicios postales, afines;
  1. Actividades propias de un proceso de selección y administración de talento humano, relaciones laborales, de bienestar laboral incluyendo aquellas que involucren al núcleo familiar de los colaboradores.
  1. Actividades propias para la adquisición de bienes o servicios; necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.
  1. El cumplimiento de disposiciones legales, compromisos contractuales y de otra índole.

PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN DE PQRS

Los titulares o sus representantes de los datos personales podrán CONOCERCORREGIR, RECTIFICAR O ACTUALIZAR la información o datos personales contenidos a en el registro de sus bases de datos o cualquier otro medio; que esté vinculada con la identificación del Titular y de la cual sea Responsable Enfomac S.A.S. de la siguiente manera:

Deberán enviar la PQRS mediante correo electrónico, al correo info@enfomac.com.co, en le cual expongan los motivos, soportes y finalidad de la PQRS, para de esta forma como Responsable de los datos personales se proceda a su tramite en las condiciones solicitadas y siempre y cuando no hay un mandato legal que así lo impida y actué debidamente como titular de los datos personales.

Enfomac S.A.S. dentro de un tiempo de máximo de  quince (15) días, se pronunciara o emitirá respuesta a la PQRS presentada por el titular o representante del titular debidamente acreditado. Si dentro de este primer término no es posible atender las PQRS se informará al titular o su representante los motivos y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no será superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La Presente política será comunicada y divulgada a todos los colaboradores, proveedores, clientes y en la página web de la compañía y en caso de presentarse actualización y/o modificación será nuevamente publicada en la página web de la empresa.

Enfomac S.A.S. - Protección de datos personales

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